How to Write an Email to Your German Landlord

Tone: polite and clear

German rental communication is usually formal (Sie). Short paragraphs work best.

Template: repair request

Betreff: Defekte Heizung in der Wohnung [Adresse]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

in meiner Wohnung funktioniert die Heizung seit gestern nicht richtig.

Könnten Sie bitte einen Termin für die Reparatur vereinbaren?

Viele Grüße

[Your name]

[Phone]

Template: appointment

Betreff: Termin zur Wohnungsbesichtigung

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht.

Mir passt der [Tag] um [Uhrzeit].

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Key phrases

• Könnten Sie bitte ? - Could you please ?
• Es gibt ein Problem mit - There is a problem with
• Ich wäre Ihnen sehr dankbar. - I would be very grateful.
• Anbei sende ich - Attached I am sending

Common mistakes

• Using du with a landlord you don't know
• Writing walls of text without a clear request
• Forgetting your full name and phone number

Practice

In Learning Deutsch, switch to Writing mode:

“Help me write a polite email about a broken washing machine.”